Cómo cambiar de software veterinario sin perder ni un dato
Clientes, mascotas, productos y servicios: qué exportar de tu programa actual, cómo importarlo y qué revisar antes de dar el salto.
El miedo número uno al cambiar de programa es perder información: años de clientes, mascotas y vacunas. La buena noticia es que, con un poco de orden, el cambio se hace en una tarde. Esta es la receta.
1. Pide tus datos a tu programa actual
Los datos de tu clínica son tuyos, y el RGPD reconoce el derecho a llevártelos en un formato que se pueda reutilizar. Busca en tu programa una opción de exportar o pide a tu proveedor una exportación en CSV o Excel de:
- Clientes, con sus datos de contacto y fiscales.
- Mascotas, con especie, raza, fecha de nacimiento, sexo y microchip.
- Productos (con su precio, IVA y stock) y servicios.
Las facturas antiguas no hace falta pasarlas: guarda la exportación o los PDF, porque la ley te obliga a conservarlas, pero empezarás a facturar desde cero en el programa nuevo.
2. Limpia antes de mudarte
Una mudanza es el mejor momento para tirar lo que sobra. Antes de importar, revisa en tu hoja de cálculo:
- Clientes duplicados (el mismo teléfono o email dos veces).
- Mascotas fallecidas o clientes que no vienen desde hace años: decide si los conservas.
- Productos descatalogados.
3. Usa las plantillas del programa nuevo
En Tuka, la importación funciona con plantillas CSV para clientes, mascotas, productos y servicios. Copias tus columnas en la plantilla, la subes, y Tuka te enseña qué filas entran y cuáles tienen algún problema antes de importar nada.
Importa primero los clientes y después las mascotas: así cada animal encuentra a su dueño.
4. Comprueba con casos reales
Antes de dar el cambio por bueno, abre cinco o seis fichas de clientes que conozcas bien y comprueba que todo está en su sitio: mascotas, teléfonos, microchips.
5. Elige el día del salto
Lo más cómodo es cambiar a principio de mes o de trimestre, para que tus libros de facturas queden limpios. Configura la numeración de facturas, invita a tu equipo y da la primera cita en el programa nuevo.
Y si un día quieres irte
Con Tuka no tendrás que volver a pasar por esto a ciegas: desde los ajustes descargas un ZIP con todos tus datos, facturas incluidas, cuando quieras. Si quieres, te ayudamos con la importación.